Le dossier individuel du fonctionnaire

L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier individuel pour chaque agent qu’il soit titulaire ou contractuel, depuis son recrutement jusqu’à la cessation définitive de ses fonctions. Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. Cela dit, celui-ci doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent public. Afin d’assurer la bonne gestion du dossier, plusieurs pièces s’avèrent être essentielles alors que d’autres peuvent y figurer de manière temporaire. A contrario, quelques documents n’y ont pas leur place.

Les éléments obligatoires

(Liste non exhaustive)

Les actes et documents relatifs au recrutement,
les actes et documents relatifs à la rémunération
Actes relatifs au déroulement de carrière
Faits et informations relatives à la discipline
Documents relatifs à la déontologie
Notation, compte rendu d’entretien professionnel
Documents relatifs à la formation
le dossier médical de l’agent est divisé en deux parties : une partie est conservée dans le dossier (ex : demandes de congés de l’agent) et l’autre partie qui contient des mentions médicales (expertises, divers avis du médecin de prévention) est conservée par le médecin de prévention

Les éléments pouvant être conservés temporairement

Certaines sanctions du 1^er groupe (le blâme et l’exclusion temporaire de fonction) peuvent être effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période.

D’autres sanctions des 2^èmes et 3èmes groupes peuvent être effacées sous certaines conditions.

Par ailleurs, les collectivités ne sont pas tenues de conserver certains documents à caractère purement temporaire, dès lors que ceux-ci ne présentent plus d’intérêt pour la situation administrative de l’agent concerné (exemple : demande d’autorisation d’autorisation d’absence pour évenements familiaux).

Les éléments interdits

Les documents mentionnant une pathologie ne doivent pas apparaître dans le dossier individuel de l’agent. Ils doivent être conservés par le médecin de prévention.

e même, les documents qui mentionnent les opinions ou les activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent n’ont pas leur place dans le dossier individuel.

La communication du dossier individuel

S’il veut consulter son dossier, l’agent doit établir une demande. L’autorité territoriale doit donner une suite favorable, sauf demande abusive de l’intéressé(e).

La consultation doivent avoir lieu dans les locaux de l’administration, sous surveillance de cette dernière.

La gestion du dossier par l’administration

Les différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il peut être, sous certaines conditions, géré sous format électronique. Il doit être classé par référence à la nomenclature précisée par arrêté ministériel. Dans ce cas, les conditions de création et de passage à cette gestion sont définies par l’administration, après avis du comité technique.

En cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent

Le dossier reste géré par l’administration d’origine à laquelle l’’administration d’accueil transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mutation de l’agent

Le dossier individuel est transmis par la collectivité à l’administration d’accueil.

En cas de gestion du dossier individuel sous forme électronique et si l’administration d’accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme dématérialisée, la collectivité d’origine doit fournir une copie conforme du dossier individuel dématérialisé de l’agent, sur support papier.

Dès lors, il convient de détruire le dossier dématérialisé dans le délai prévu à cet effet par l’arrêté ministériel ou la décision de la collectivité d’origine, qui fixe les modalités de gestion des dossiers dématérialisés des agents.