Les outils de l'organisation

Afin de parvenir à l’organisation la plus à même de décliner avec efficacité la stratégie de l’équipe politique et d’offrir la meilleure qualité de service public possible, les collectivités peuvent recourir à différents outils.

Conformément à l’article 33 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984, les documents présentés sont obligatoirement soumis à l’avis préalable du comité social territorial compétent, à l’exception des fiches de poste qui constituent un document individuel d’information sans aucune valeur juridique.

Le projet d’administration

A l’ouverture d’un mandat politique, l’élaboration d’un projet d’administration constitue une démarche fédératrice qui apporte un cadre de référence commun à l’ensemble des élus et des agents de la collectivité.

Il répond aux objectifs suivants :

• Le partage de valeurs communes (ex : le sens du service public)
• Le partage d’une stratégie. Il fixe un cap, des priorités d’action, des échéances connues de l’ensemble des élus et des agents
• La lisibilité des rôles et responsabilités de chacun (ex : refonte de l’organigramme)
• La cohésion d’équipe par la connaissance des projets, des contraintes et des spécificités des métiers de chacun
• La connaissance des projets, des grands chantiers à mener sur le mandat et leurs modes de réalisation (ex : travail transversal avec un chef de projet)
• Le suivi des réalisations du mandat
• L’adaptation des moyens financiers, humains et matériels de la collectivité au-delà des contraintes qui pèsent sur les collectivités (baisse des dotations, évolutions de la population, incertitudes du paysage institutionnel, transferts de compétence, etc.)
• L’intégration des évolutions sociétales dans l’organisation, le fonctionnement de la collectivité et les pratiques professionnelles des agents (accessibilité, qualité, rapidité, coût des services)

L’organigramme

Représenté sous la forme graphique, il donne à voir de façon schématique l’organisation d’ensemble d’une collectivité. Il formalise l’existence des services, les relations hiérarchiques et fonctionnelles
Il constitue un outil de management et de communication interne qui permet aux agents de se repérer dans l’organisation et de communication externe vis-à-vis des usagers et des partenaires qui connaissent ainsi leurs interlocuteurs internes.

Le règlement intérieur

Le règlement intérieur ne constitue pas un document obligatoire. Toutefois, le CDG 45 invite les collectivités à rédiger ce document et ce pour les raisons suivantes :

• Il est une traduction concrète des règles afférentes à la gestion des agents publics territoriaux. Chaque collectivité peut ainsi déterminer, dans le respect des règles statutaires élémentaires recensées dans les lois n°83-634 du 13 juillet 1983 et n°84-53 du 26 janvier 1984 et en application du principe de libre administration des collectivités territoriales énoncé à l’article 72 de la Constitution, l’organisation du temps de travail, les autorisations d’absence, l’utilisation des locaux et des moyens matériels, les règles applicables en matière de santé et sécurité au travail, etc.
• Il garantit une connaissance partagée des règles de fonctionnement de la collectivité. A cet égard, il doit être diffusé à chaque nouvel arrivant.
• Il s’impose à tous les agents et aux participants occasionnels au service public quels que soient leurs statuts (fonctionnaire, fonctionnaire stagiaire, contractuel de droit public ou de droit privé, apprenti, stagiaire, bénévole, etc.)

La fiche de poste

Elle est complémentaire de l’organigramme qu’elle détaille et qu’elle précise. Premier outil à créer dans la gestion du personnel, la fiche de poste décrit les activités principales de l’agent, précise le service auquel l’agent est rattaché, sa position hiérarchique, les relations fonctionnelles avec d’autres agents, les titres, les compétences et les qualités requises, les conditions spécifiques d’exercice des fonctions, le régime indemnitaire, les moyens mis à disposition pour ce poste.

Il est souligné que la fiche de poste :

• est évolutive. L’agent n’a aucun droit acquis au maintien de sa fiche de poste et ne peut refuser de signer et appliquer une nouvelle fiche de poste. L’entretien professionnel annuel est l’occasion de l’actualiser.
• n’a pas de valeur juridique
• n’est pas contractuelle. Le fonctionnaire est dans une situation légale et réglementaire ( 4 Article 4 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983) qui lui interdit de refuser d’exécuter une tâche qui s’inscrit dans les missions de son grade et de son cadre d’emplois au motif qu’elle ne figure pas dans sa fiche de poste ou qu’elle a été ajouté, sans on aval, dans une nouvelle fiche de poste.

Le plan de formation

L’article 7 de la loi n°84-594 du 12 juillet 1984 relative à la formation des agents de la fonction publique territoriale oblige les collectivités territoriales et leurs établissements à établir un plan de formation annuel ou pluriannuel, validé par l’assemblée délibérante et transmis au CNFPT.

L’élaboration de ce plan intègre la stratégie de formation dans le dialogue social. Tout en plaçant l’agent comme acteur principal de sa carrière et de son parcours professionnel, il opère la mise en adéquation des besoins de la collectivité avec les souhaits d’évolution  professionnelle des agents.